Ja ich gebe zu, der Titel etwas arg plakativ denn natürlich fotografieren Fotografen – auch. Wenn Du allerdings so großen Spaß am Fotografieren hast, dass Du nun überlegst Dich damit selbstständig zu machen, dann lass Dir gesagt sein, dass Du weit weniger Zeit mit dem Anfertigen von Fotos verbringen wirst als Du vielleicht glaubst.

Ich möchte in diesem Beitrag kurz erklären warum das so ist, warum man als Selbstständiger auch Spaß an vielen anderen Dingen haben sollte und ich möchte etwas konkreter darauf eingehen, wie ich den Überblick über meine Finanzen behalte – YNAB, You Need A Budget, hilft mir dabei sehr.

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Es klingt anfangs alles so schön, man träumt davon, den ganzen Tag zu fotografieren, Menschen mit den eigenen Fotos glücklich zu machen. Man fotografiert doch so gerne, da sollte man sich doch sofort selbstständig machen um nichts anderes mehr tun zu müssen, richtig?

Ich finde das auch eine tolle Idee und möchte das niemandem ausreden. Man sollte stets das tun, wofür man brennt, was man aus tiefster Überzeugung heraus machen möchte. Dann nämlich ist es keine Arbeit sondern wie ein immer währender Urlaub mit viel Freizeitbeschäftigung – ja, klingt etwas träumerisch aber es steckt viel Wahres drin wink

Allerdings muss ich doch ein wenig den Schwung aus dem Traum heraus nehmen, denn als selbstständiger Fotograf hat man noch viel mehr zu tun als nur zu fotografieren. Selbst das Fotografieren an sich ist gar nicht so leicht, man möchte ja nicht einfach nur so Fotos machen sondern man möchte natürlich dafür bezahlt werden, Kunden sind also gesucht.

Als Fotograf ist man also auch seine eigener Vertrieb und sein eigenes Marketing. Werbung hilft um überhaupt bekannt zu werden. Klinken putzen kann erforderlich sein, sich zeigen, präsentieren, viel machen um zu überzeugen und so potenzielle Kunden auf sich aufmerksam zu machen. Manchen liegt so etwas im Blut, sie gehen gerne auf Veranstaltungen, planen Ausstellungen, bieten sich für gesellschaftliche Ereignisse an und und und. Andere wiederum sind eher introvertiert, mögen es nicht sich selbst zu präsentieren. Das ist nicht schlimm, es wird aber die Selbstständigkeit hemmen können, dann ist es sinnvoll, wenn man jemand hat, der Marketing und Vertrieb für einen übernehmen kann.

Stell Dir mal eine Firma, ein Unternehmen vor. Wenn Du schon mal als Angestellter gearbeitet hast, weißt Du, dass es verschiedene Abteilungen gibt. Marketing und Vertrieb hatten wir schon, Produktion ist auch klar – Du willst ja fotografieren – dann gibt es noch Service und Support, Sekretariat und natürlich die Buchhaltung. Sprich, Du solltest damit rechnen von potentiellen Kunden angeschrieben und angerufen zu werden, Du wirst Angebote schreiben aus denen vielleicht nie ein Auftrag wird und Du wirst dabei trotzdem immer freundlich sein.

Finanzen im Griff

Und Du wirst großen Spaß an der Buchhaltung haben müssen. Einkommenssteuer-Vorauszahlungen, Umsatzsteuer, Rechnungen, Kontoauszüge im Auge behalten, den eigenen Kontostand richtig bewerten, Rücklagen bilden für Instandsetzungen und schlechte Zeiten. Genau hierzu erreichten mich einige Anfragen von mehreren Newsletter-Abonnenten, also möchte ich hier mal erklären, wie ich den Überblick über meine Finanzen behalte.

Vorne weg möchte ich sagen, dass eine positive Grundeinstellung, ein positives Denkmuster unglaublich hilfreich ist. Wer über das blöde Finanzamt schimpft, über ach so hohe Nachzahlungen jammert etc., der wird niemals glücklich werden. Dabei ist es im Grunde sehr einfach:

1. Von jedem Euro den Du in Rechnung stellst gehören Dir nur 50 Cent. Den Rest kannst Du gleich zur Seite legen. Das nimmt eine Menge Druck raus.
2. Je höher die Steuernachzahlung, desto mehr hast Du verdient. Geil! Freu Dich!

Es ist außerdem möglich, den ganzen Steuerkram selbst zu regeln. Als ich nur angestellt war habe ich das auch gemacht. Als Selbstständiger oder als nebenberuflich Selbstständiger kann es schon komplizierter werden. Umsatzsteuer, Auslandseinkäufe, Abschreibungen, … Ich empfehle dringend einen Steuerberater aufzusuchen. Der kostet zwar Geld, erspart aber eine Menge Stress und kann am Ende auch helfen, Dein Geschäft zu optimieren.

OK, kurz zur Aussage zurück, dass Dir von jedem Euro nur 50 Cent gehören. Warum? Weil von dem Euro 19% Umsatzsteuer direkt ans Finanzamt gehen und mindestens weitere 30% für die Einkommenssteuer drauf gehen – wieviel das bei Dir ist hängt davon ab, wie viel Du tatsächlich im Jahr verdienst, es ist aber guter Daumenwert. Es kann also sein, dass Dir nicht mal 50 Cent gehören, ich fahre aber mit der Denkweise halb∕halb ganz gut.

Nun warten bei mir, neben der Steuer, noch viele andere Kosten die ich berücksichtigen muss. Nur mal ein kleiner Auszug: Versicherungen, Miete, Diesel fürs Auto, Wartungskosten und TÜV, Steuerberater, Fortbildung, Hardware (Computer, Kamera, Objektive), Lebensmittel, Reise/Hotel, Strom, Telefon, Kleidung, … Du bekommst eine Idee.

Manches davon wird jeden Monat fällig, manches alle paar Monate, manches jährlich. Ich höre und lese immer wieder von Leuten, die sich einmal im Jahr ärgern, wenn die Versicherung die Jahresbeiträge abbucht. Andere schreien auf, wenn sie nach zwei Jahren den Wagen zur Inspektion und zum TÜV bringen müssen. Warum? Weil es immer größere Rechnungen werden, die man vielleicht noch im Hinterkopf aber dennoch verdrängt hatte.

Mich überraschen solche Rechnungen inzwischen nicht mehr und ich verrate Dir warum: Weil für mich alles monatliche Kosten sind, egal wann sie abgebucht werden!

Ich weiß z. B., dass die Kfz-Versicherung jedes Jahr fällig wird und um die 430 Euro liegt. Ich lege also einfach jeden Monat 36 Euro zur Seite. Nach 12 Monaten habe ich etwas mehr als den erforderlichen Betrag gespart. Ich habe das Geld also schon, bevor die Rechnung kommt. Das mache ich mit jedem Posten, mit jeder Versicherung, mit der Kfz-Steuer, mit den Kosten für meine Webseiten die auch jährlich bezahlt werden wegen der guten Rabatte. Ich tue einfach so, als würde ich sie monatlich bezahlen.

Natürlich habe ich dabei anfangs einzelne Posten übersehen, einfach vergessen. Macht nichts, sobald die Rechnung kam gab es einen Patscher auf die Stirn und ich nahm den Posten ab sofort in den monatlichen Turnus mit auf. Da ich außerdem einen großen Posten für Notfälle angelegt habe, ist immer etwas Geld verfügbar für solche Versäumnisse.

Solche Posten zu verwalten nennt man auch Budget-Planung. Klingt total wichtig, könnte aber, wenn man mal nur an Bargeld denkt, mit einfachen Briefumschlägen realisiert werden. Ein Umschlag für den Steuerberater, einen für die Kfz-Steuer, einen für die Versicherungen, … und jeden Monat steckt man ein paar Euros in die Umschläge. Kommt eine Rechnung, nimmt man den passenden Umschlag und hat das Geld schon liegen.

Nun haben wir aber kein Bargeld mehr im Haus sondern bekommen unser Geld auf Konten, wir zahlen mit Kreditkarten oder überweisen direkt. Ich könnte nun einfach im Kopf immer etwas Geld zur Seite denken, wäre aber trotzdem immer verführt das Geld vom Konto auszugeben. OK, ich bin da nicht so anfällig wie andere – aber es ist wohl jedem klar, dass ein hoher Betrag auf dem Konto toll aussieht und man sich denkt, dass man doch davon einen tollen Urlaub, ein schickes Sakko oder eine neue Kamera kaufen könnte. Falsch! Denn das Geld ist ja schon in Budgets verplant.

Genau dabei finde ich die Software YNAB extrem hilfreich. Ich habe mir in der Software Stück für Stück Budgets angelegt für alles was so anfällt. Man kann es sich so fein gliedern wie man mag, es ist aber durchaus sinnvoll den Ball flach zu halten. Meine Liste ist schon extrem fein und ich bin nicht sicher, ob das so bleibt. Hier mal meine Budgets, die ich zum Zeitpunkt dieses Beitrags in YNAB verwalte:

• Geschäftliches
  • Ust. Vorauszahlungen. Ich erfasse in einer Tabellenkalkulation jeden Monat meine Geldeingänge. Dadurch weiß ich, wie viel Umsatzsteuer ich eingenommen habe und genau diesen Betrag gebe ich jeden Monat in YNAB auf das Budget. Damit ist genau dieser Betrag reserviert und wenn ich nach einem viertel Jahr die Steuer zahlen muss, ist das Geld auf jeden Fall auf dem Konto.
    Übrigens: Newsletter-Abonnenten finden einen Download-Link zu der Numbers-Datei mit der ich meine Zahlen erfasse.
  • Einkommensteuer Vorauszahlungen. Auch dieser Betrag ist bekannt. Das Finanzamt ermittelt ihn jedes Jahr. Ich kann jeden Monat Geld zur Seite legen, sprich auf dieses Budget packen. Ist wieder ein viertel Jahr rum, kann das Amt abbuchen, denn das Geld ist auf dem Konto.
  • Steuer Nachzahlungen. Schwieriger. Die Erfahrung sagt einem ungefähr, wo man liegen wird. Ich versuche hier lieber etwas zu viel als zu wenig zur Seite zu legen.
  • Steuerberater. Der Preis ist jedes Jahr in etwa gleich, also gut zu planen
  • Webseite
  • Kontoführung
  • Porto/Post
  • Büromaterial/Hardware/Zubehör
  • Happyshooting Workshops. Teilnehmerbeiträge buche ich zunächst auf dieses Budget, gebe also noch nichts davon aus sondern blockiere das Geld. Fällt ein Workshop aus, kann ich alles problemlos zurück zahlen. Findet er statt, kann ich daraus alle anfallenden Rechnungen decken. Erst nach dem Workshop, wenn alles bezahlt ist, leere ich den Topf und gehe an das verbleibende Geld
  • nSonic Workshops. Ich trenne eigene und Happyshooting Workshops. Noch.
  • Reisen / Hotel
  • Fortbildung
  • Rechtliches. Etwas Sicherheit, falls man doch mal einen Anwalt benötigt, eine Abmahnung eintrudelt, etc. Schwer zu planen, einfach immer ein wenig zur Seite tun
  • Werbung
• Monatliches
  • Miete
  • Telefon
  • Handy. Derzeit getrennt von Telefon. Eigentlich quatsch.
  • Strom
• Jährliches / Abos
  • Amazon Prime
  • GEZ
  • Apple Developer Program
  • THW Helfervereinigung
  • MasterCard. Packe ich bestimmt mal mit Kontogebühren zusammen oder wechsele die Bank, damit das nichts mehr kostet
  • Kfz Steuer
• Versicherungen
  • Kfz
  • Unfall
  • Privat
• Alltägliches
  • Tanken
  • Kfz Pflege
  • Lebensmittel
  • Restaurants
  • Kleidung
  • Haushalt
  • Freizeit, Kino, Sport, etc.
  • Kickstarter u.ä.
  • Apps, Musik, etc. – könnte auch mit Kickstarter zusammengefasst werden
• Rainy Day Funds – für schlechte Zeiten
  • Für Notfälle. Ein großer Block für unvorhergesehene Dinge. Waschmaschine geht kaputt, Herd fällt aus, etc.
  • Für vergessene Kategorien. Wird immer weniger.
  • Kfz Reparaturen
  • Haushaltsgeräte, Möbel, Renovierung, u.ä. – für geplante Anschaffungen!
  • Geburtstage
  • Weihnachten. Könnte man mit Geburtstagen zusammenlegen
  • Wohn-Nebenkosten. Es gibt immer Nachzahlungen
  • Pferd
  • Sommer- /Winterreifen.
• Wünsche / Ziele – Geschenke für einen selbst und notwendiges
  • Neues Auto. Auch wenn es 10 Jahre dauert, ich weiß es ja heute schon
  • Neue Kamera
  • neuer Computer
  • Handy/iPhone
  • neue Hardware Allgemein

Ich versuch einmal pro Woche meine Kontoauszüge, dank Online-Banking ja ganz einfach, mit YNAB abzugleichen. Einnahmen und Ausgaben erfasse ich oder hake sie ab, das meiste habe ich dann bereits über die iPhone-App erfasst.

Jeweils am Ende eines Monats mache ich die Planung für den nächsten Monat. Durch die erfassten Einnahmen zeigt mir YNAB an, wieviel ich für den kommenden Monat zur Verfügung habe, wieviel Euro ich also auf die einzelnen Budgets verteilen kann. Ich weiß, welche Töpfe ich auf jeden Fall füllen muss – Versicherungen, Steuern, … – und welche nicht – eigene Wünsche und Haushalt müssen ggf. zurück stecken. Ich kann also nicht jeden Monat alle Töpfe bedienen, es ist mir aber wichtig, die Pflichtbudgets gefüllt zu haben. Sollte es wirklich eine Durststrecke geben, muss ich das Budget für Notfälle anknabbern und von dort etwas auf wichtige Budgets umverteilen. Sollte dann mal wieder ein guter Monat kommen, kann ich den Notfall-Topf wieder auffüllen.

Dank der Budgets kann ich nun jederzeit sehen, ob ich schon genug für meinen Wunschcomputer gespart habe, ob ich mir ein bestimmtes Objektiv leisten oder ob ich meine Frau mal feudal zum Essen ausführen kann. smile

Wichtig ist nur: Die eine Zahl auf dem Kontoauszug ist ab sofort irrelevant! Es zählt alleine das, was in den jeweiligen Budgets steht. Möchte ich einen Anzug kaufen bestimmt nicht der Kontostand sondern das Kleidung-Budget. Würde ich nur auf den Kontostand schauen, würde ich evtl. viel zu teuer einkaufen und hätte dann, wenn die Steuernachzahlung kommt, keine Reserven mehr.

Konsequente Nutzung von YNAB führt zeitweise zu einem höheren Kontostand, nimmt einem dadurch aber die Angst vor den großen jährlichen Abbuchungen. Das finde ich toll!

Und da ich zusätzliche meine Einnahmen und Ausgaben protokolliere kann ich die Steuern sehr genau vorhersehen und in YNAB planen. Das hilft mir sehr.

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Wie läuft das bei Dir?

Wie behältst Du den Überblick über Deine Finanzen? Von Hand auf Papier, mit Excel/Numbers, mit anderer Software? Schreib doch mal Deine Routine und Erfahrungen als Kommentar, andere Leser werden es Dir danken smile